АДМИНИСТРАЦИЯ СОГОРНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
ДОВОЛЕНСКОГО РАЙОНА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
01.02.2021 № 2-р
Об утверждении Положения об архиве Совета депутатов и
администрации Согорнского сельсовета
В целях совершенствования организации хранения документов Совета депутатов и администрации Согорнского сельсовета приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие Положение об архиве Совета депутатов и администрации Согорнского сельсовета (прилагается).
2. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на ответственного за делопроизводство Кравченко З.Ю.– техника -делопроизводителя администрации.
Глава администрации
Согорнского сельсовета А.В.Асеев
Утверждено
распоряжением администрации
Согорнского сельсовета
от 01.02.2021 № 2-р
Положения об архиве
Совета депутатов и администрации Согорнского сельсовета
Доволенского района Новосибирской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Положение об архиве администрации Согорнского сельсовета Доволенского района Новосибирской области разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 (зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018г., регистрационный № 51895).
1.2. Положение об архиве распространяется на архив организации, выступающий источником комплектования муниципального архива.
1.3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает администрация.
1.4. Администрация Согорнского сельсовета разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организация, согласовывает положение об Архиве организации с муниципальным архивом. После согласования положение об Архиве организации утверждается главой администрации.
1.5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.4196; 2013, № 7, ст.611; 2014, № 40, ст.5320; 2015, № 48, ст.6723; 2016, № 10, ст.1317, № 22, ст.3097; 2017, № 25, ст.3596; 2018, № 1, ст.19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
В архиве организации находятся на хранении:
2.1. Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации;
2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций- предшественников (при их наличии);
2.3. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
3. ЗАДАЧИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
Основными задачами архива являются:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 Положения.
3.2. Комплектование Архива администрации документами, образовавшимися в деятельности администрации.
3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.
3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в архив администрации.
4. ФУНКЦИИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
Архив организации осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
4.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно – проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее- ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение главы администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу , акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения;
4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации.
4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.11. Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.
4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.13. Ведет учет использования документов Архива администрации.
4.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.
4.15. Осуществляет ведение справочно – поисковых средств к документам Архива администрации.
4.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) в подготовке документов к передаче в Архив организации.
5. ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
5. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архива администрации Доволенского района Новосибирской области
Н.М. Ставицкая
001.02.2021